Cómo editar archivos de Microsoft Office en G Suite

            Aprenda a abrir, editar y colaborar en la mayoría de los archivos de Word, Excel y PowerPoint en Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones, sin necesidad de conversión de archivos.
        

            
                                                                             
            
            

 Íconos de documentos, hojas y diapositivas, con un pequeño indicador de archivo debajo de cada uno, etiquetado como .docx, .xlsx y .pptx, respectivamente.

                                            Imagen: TechRepublic / Andy Wolber
                                        

Los usuarios de la Suite G tienen sido capaz de trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Docs, Hojas de cálculo o Diapositivas durante algún tiempo. Un enfoque requería que usted convirtiera Word, Excel o PowerPoint al formato correspondiente de Documentos, Hojas de cálculo o Diapositivas al cargar archivos de Office en Google Drive. Otro método se basó en la edición de Office Editing for Docs, Sheets & Slides, agregada a Chrome. En ambos casos, debido a cómo funcionaban los sistemas, las personas a menudo terminaban con dos archivos, uno en el formato de archivo de Office original y el otro en un formato de archivo de Google.

En mayo de 2019, Google agregó la capacidad de abrir, editar y colaborar en los archivos de formato de Office a Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas. Es importante destacar que esto no requiere que el archivo de Office se convierta; para las organizaciones que usan G Suite, esto puede significar una posible reducción en el número de licencias de Microsoft Office necesarias. Más importante aún, esto también puede facilitar la transición de Office a G Suite para una organización.

VER: 30 cosas que nunca debes hacer en Microsoft Office (PDF gratuito) (TechRepublic)

Aquí hay cuatro cosas que debe saber acerca de la edición de archivos en formato Office en Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas.

1. Cómo usar documentos, hojas y diapositivas para editar archivos de Office en la mayoría de los dispositivos

Cualquier navegador que te permita editar documentos, hojas y diapositivas funcionará para archivos de Word, Excel y PowerPoint. La edición de archivos de Microsoft Office debería funcionar en Chrome, Firefox y Safari (macOS), así como en Internet Explorer 11 y Edge (Windows).

La edición de archivos de Microsoft Office también funciona en las aplicaciones Docs, Sheets y Slides en Android e iOS. En la aplicación Google Drive en Android y / o iOS, toque un archivo de Word, Excel o PowerPoint para abrirlo y editarlo desde su teléfono, tableta o dispositivo móvil.

2. Cómo abrir formatos de archivo de Office modernos

Debería poder abrir y editar formatos de archivo de Office modernos, incluidos los formatos .docx, .xlsx y .pptx, así como los .doc, .xls y Formatos .ppt. Los formatos de archivo de plantilla son compatibles (por ejemplo, .dot, .xlt y .pot), al igual que los archivos PowerPoint Show (.pps) y Excel habilitados para macros (.xlsm) ( Figura A ). Los archivos creados en versiones de Office anteriores a Office 2007 se actualizarán a un formato más nuevo cuando se guarden.

Figura A

 Capturas de pantalla del archivo .docx de edición de Google Docs, edición del archivo .xlsx y edición de diapositivas .

En un navegador, un icono junto al nombre del archivo indica que está editando un archivo .docx, .xlsx o .pptx con Google Documentos, hojas o diapositivas, respectivamente.

3 . Preservar el contenido del archivo y cómo restaurar los archivos originales de Office

Ocasionalmente, puede encontrar un archivo de Office que contiene contenido que aún no se puede mostrar o editar en Documentos, Hojas o Diapositivas; el sistema conservará este contenido y le permitirá editar otras partes del documento. Si sus ediciones causarán la pérdida de contenido, el sistema le notificará.

Puede restaurar el archivo original accediendo a Archivo | Historial de versiones, o convierta su archivo de Office a un formato nativo de Google usando Archivo | Guardar como Google Docs / Hojas / Diapositivas.

4. Qué hacer si la edición de Office no funciona en Docs, Sheets o Slides

Si usa Chrome de escritorio, deberá deshabilitar o eliminar la Edición de Office para Docs, Sheets & Slides extensión antes de usar las nuevas capacidades de edición nativas de Office.

Para hacer esto en Chrome, vaya a los tres puntos verticales (menú Más) | Más herramientas | Extensiones y luego busque la Edición de Office para Documentos, Hojas y extensión de diapositivas, y luego seleccione Eliminar. Seleccione Eliminar nuevamente para eliminar la extensión.

En Android e iOS, asegúrese de tener instaladas las cuatro aplicaciones básicas de G Suite: Google Drive, Docs, Sheets y Slides; es posible que no todas estén instaladas de forma predeterminada en todos los dispositivos iOS o Android. Por ejemplo, si intenta abrir un archivo de Excel o PowerPoint desde Google Drive en un dispositivo Android que no tiene hojas o diapositivas instaladas, es posible que solo pueda ver el archivo. Asegúrese de que las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Diapositivas estén instaladas.

Tu experiencia?

Para probar las capacidades de edición de Office, abrí varios documentos de Word, Excel y PowerPoint en un Chromebook, Pixel 3a y un iPhone. Estas pruebas incluyeron documentos largos con comentarios de muchas personas, hojas de cálculo de varias hojas y varias presentaciones. En todos los casos, pude abrir y editar los archivos como se esperaba.

Si su organización usa G Suite, ¿cuál ha sido su experiencia al abrir y editar archivos en formato Office? ¿Cómo ha facilitado su trabajo las capacidades de edición de archivos de Office en Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas? ¿Ha encontrado archivos específicos de Office que no pudo usar en G Suite? Déjeme saber cuál ha sido su experiencia, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter ( @awolber ).

                                                                                

                                                

Véase también


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