Cómo entregar malas noticias a las partes interesadas del proyecto

        Aquí hay cuatro enfoques que los gerentes de proyecto pueden adoptar al compartir noticias difíciles con las partes interesadas.
    

        
                                                                                    
                        

 malas noticias

                                            Imagen: iStockphoto / fizkes
                                        

Hay varios métodos que un gerente de proyecto puede usar en varias situaciones cuando es hora de anunciar malas noticias. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

  • Permanezca objetivo y comparta los hechos;
  • Desaliente las respuestas emocionales y trabaje para mantener la calma;
  • Comuníquese malas noticias cara a cara o mediante videoconferencia si es necesario;
  • Asegúrese de que todos los interesados ​​reciban el mensaje que sea relevante y apropiado para sus necesidades; y
  • Permitir un diálogo bidireccional para garantizar que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos, consejos y posibles soluciones.

VER: 24 consejos para entregar malas noticias (PDF gratuito) (TechRepublic)

4 estrategias para anunciar malas noticias a las partes interesadas

Aquí hay cuatro formas comunes en que los gerentes de proyecto pueden compartir noticias desfavorables con las partes interesadas. Dependiendo de la situación, la dinámica del grupo o equipo, y las implicaciones de las noticias, existen posibles consecuencias al usar una técnica de entrega sobre las otras.

1. Sea directo y al grano

El método más simple y directo tiene el potencial de ser el enfoque más perjudicial para entregar malas noticias. Algunas personas pueden preferir esto, mientras que otras pueden encontrar que es contundente o insensible.

Cuando se trata con altos ejecutivos o patrocinadores de proyectos, puede ser mejor utilizar este enfoque, ya que sus horarios probablemente estén llenos, y pueden preferir una conversación sincera y concisa.

Este enfoque también podría usarse para entregar noticias relacionadas con una fusión o adquisición con el fin de evitar una fuga de otras fuentes, lo que podría generar temor y confusión.

2. Espere y vea el enfoque

En algunas situaciones, los gerentes de proyecto pueden optar por no decir nada, con la esperanza de que si en cambio toman medidas para rectificar los problemas, las cosas podrían mejorar. Cuando las implicaciones de un error son mínimas, esta técnica en realidad puede ser útil, si un gerente de proyecto confía en que las cosas se pueden resolver de manera rápida y efectiva.

Nota: Este enfoque debe evaluarse cuidadosamente caso por caso, y solo si el gerente del proyecto tiene una idea clara del impacto en todo el proyecto, ya que esto Puede ser muy complicado. La experiencia con este enfoque es imprescindible.

3. Aviso

Si existe un problema que puede o no tener un impacto significativo en su proyecto, un gerente de proyecto puede optar por avisar a los interesados ​​para ayudar a preparar a todos.

En este tipo de escenario, es importante prepararse con un plan para abordar posibles problemas y brindar garantías sobre cómo se resolverá; esto les da a todos la oportunidad de digerir las noticias y prepararse mentalmente. Asegúrese de mantener a todos los interesados ​​actualizados a medida que se desarrollen las situaciones.

4. Planificación anticipada de escenarios

Si aparecen varias situaciones negativas en el horizonte, un gerente de proyecto puede optar por llevar a cabo una planificación de escenarios con las partes interesadas relevantes para dar un salto en los problemas. Discutir estos probables escenarios negativos y pedirles a todos los participantes que sean objetivos mientras obtienen su opinión los hace parte del proceso de toma de decisiones.

Este enfoque es beneficioso, ya que los participantes pueden tener más confianza y control, en lugar de simplemente escuchar que se avecinan malas noticias. Cuando un equipo puede tener un impacto en la decisión o la solución, les permite superar el miedo para que puedan utilizar su energía para abordar el problema más rápido.

Conclusión

Las malas noticias no son fáciles de compartir, independientemente de las circunstancias y el resultado. Como gerente de proyecto, debe evaluar cuidadosamente cada escenario y determinar el mejor enfoque que brinde confianza a las partes interesadas en el proyecto y a usted como líder.

                                                                                

                                                

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