Cómo llevar a cabo reuniones personales eficaces

            
                                                                             
            
             
    
        

El éxito de una compañía se basa en la comunicación entre todos los miembros del equipo. La comunicación permite el flujo de nuevas ideas, allana el camino para la transformación digital y ayuda a las empresas a ejecutar más de manera eficiente .

“Todos los métodos de comunicación deben usarse en todas las organizaciones”, dijo Elaine Varelas, socia gerente de Keystone Partners y esto comienza en la parte superior. Una de las principales señales de que contrató al gerente equivocado es que si tienen poca capacidad de comunicación, como líder, debe facilitar las ideas y los mensajes dentro de un equipo, informó la colaboradora de TechRepublic Moira Alexander .

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Pero los supervisores no pueden esperar hasta revisiones de rendimiento {19459004)parahablarconsusempleados;másbiendeberíanhacerunpuntoparasentarseconcadamiembrodelequipodemaneraregularmanteniendounalíneadirectadecomunicaciónconstantementeabiertaLosgerentespuedenhacerloatravésdeunaestrategiaclave:reunionesindividuales

“Las reuniones individuales son absolutamente importantes para el éxito de una organización, porque son una forma de verificar la moral e identificar luchas para el individuo, así como problemas que afectan a la organización en general”, dijo Paul. Wallenberg, jefe de servicios de reclutamiento de tecnología en LaSalle Network .

Las reuniones individuales entre un gerente y cada uno de los miembros de su equipo son una manera de que ambos se actualicen mutuamente sobre proyectos, pensamientos e ideas en curso. Sin embargo, los gerentes deben hacer un uso productivo de este tiempo para que las reuniones sean efectivas.

“[These] las reuniones son vistas como oportunidades fabulosas para que los empleados tengan acceso a líderes superiores y aprendan de ellos, sean asesorados o los vean en acción”, dijo Varelas. “También pueden ser el momento para conversaciones de desarrollo que muestran lo que un empleado hace bien y lo que necesita ser desarrollado. Estas interacciones personales pueden ser instrumentales en la retención, o alentar a alguien a abandonar una organización”.

Estrategias para un buena reunión uno a uno

Los gerentes primero deben crear un espacio saludable y seguro para que los empleados puedan hablar, dijo Wallenberg. “Cree un entorno que acoja la transparencia y la vulnerabilidad”, agregó. “Una de las cosas que les digo a mis nuevas contrataciones e informes directos es que hay muy pocos problemas que pueden causar que no pueda solucionar. De esta manera, se sentirán seguros y se sentirán cómodos compartiendo malas noticias”.

Una vez que se crea el espacio seguro, los supervisores deben considerar su audiencia. Piensa en la persona específica con la que estás hablando y prepárate para comunicarte con esa persona de la manera que sea más beneficiosa para ti, dijo Valeras.

Otra estrategia importante para las reuniones efectivas es la consistencia: hacer que los empleados fijen un tiempo específico (30 minutos, generalmente) en un día específico de manera recurrente, dijo Wallenberg. “De esa manera, están planeados y en el calendario para todo el año”, agregó. “Si un gerente y su empleado se reúnen durante una hora estresante u ocupada, diríjase uno a uno fuera de la oficina, en una cafetería o en un restaurante, o simplemente salga a caminar con el empleado”.

Con cada reunión, los gerentes deben dar seguimiento a las iniciativas o desafíos discutidos en reuniones anteriores, como una forma de demostrar que a ambos les importa y están prestando atención, agregó Wallenberg.

Lo que los gerentes deben evitar

Uno-a-uno es un buen momento para plantear cualquier problema que pueda ocurrir en cualquier lado de la tabla. Sin embargo, los gerentes deben evitar hacer suposiciones sobre sus empleados, dijo Wallenberg. “Específicamente, no asumas que sabes más sobre la situación que la persona que te lo explica”, agregó. Lo último que desea hacer es hacer que el empleado se sienta inseguro o desacreditado.

Los supervisores también deben evitar hacer juicios rápidos. “Por ejemplo, si las personas están haciendo acusaciones sobre sus compañeros, no lo interpreten como un hecho sin realizar una investigación adicional de forma independiente”, dijo Wallenberg. “Esto es cierto especialmente si alguien está usando absolutos (es decir, 'Mike siempre hace esto' o 'nunca hace eso')”. Tenga en cuenta los comentarios, pero obtenga más información.

Sobre todo, los gerentes deben enfocar toda su atención en la reunión actual. Durante 30 minutos, los gerentes deben evitar las llamadas telefónicas, correos electrónicos u otras interrupciones, dijo Varelas. “Manténgase enfocado en la conversación. Esto no es una conferencia, esta es una situación interactiva diseñada para comunicar información para involucrar a un empleado, maximizar el aprendizaje y fomentar la productividad”, agregó.

Cómo pueden ayudar los empleados

Los empleados pueden sacar el máximo provecho de sus reuniones individuales estando preparados, dijeron Valeras y Wallenberg. Al igual que los gerentes, los empleados deben ingresar a la reunión con honestidad y transparencia.

Valeras recomendó algunas preguntas a considerar al prepararse para la reunión: ¿Qué se ha logrado desde su última entrevista personal? ¿Lo tienes documentado y listo para conversar? ¿Has identificado las áreas sobre las que te gustaría aprender más y las habilidades que te gustaría desarrollar? ¿Has identificado maneras en que podrías hacer que eso suceda? ¿Tiene preguntas para su gerente? ¿Hay áreas en las que podría usar la ayuda?

Después de presentar sus opiniones y opiniones honestas, los empleados deben tomarse el tiempo para escuchar e interpretar los comentarios de su gerente. “La mayoría de las personas lo pasan muy mal con esto, pero su longevidad con una organización y su capacidad para ascender en los rangos suelen centrarse en recibir bien los comentarios e incorporar la información en nuevos enfoques”, dijo Valeras. “

Véase también

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                                            Imagen: iStockphoto / nortonrsx
                                        


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