Cómo reducir la entrada de datos y los errores tipográficos en Excel

        La entrada de datos puede ser aburrida y estar llena de errores, nos pasa a todos. Aprenda tres formas de reducir las pulsaciones de teclado y por lo tanto los errores.
    

        
                                                        
        
        

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                                            Imagen: OU de Gorodenkoff Productions, Getty Images / iStockphoto
                                        

La mayoría de nosotros encontramos Ingresando grandes cantidades de datos tediosos. A medida que nuestras mentes vagan, los errores se acumulan. Nos sucede a todos, incluso a los operadores más rápidos y competentes. Ya sea que ingrese datos usted mismo o que respalde a quienes lo hacen, hay una serie de funciones que Excel ofrece para ayudar a reducir las pulsaciones de teclas. Cada vez que reduce las pulsaciones, reduce el potencial de errores de entrada. En este artículo, revisaremos tres formas fáciles de aliviar la carga de entrada de datos.

APRENDA MÁS: Office 365 Precios y características del consumidor

Estoy usando Office 365 en Windows 10 64 Sistema de bits, pero estas características funcionan en ediciones anteriores. El primer consejo sobre Autocorrección es una función de Office, por lo que puede usarla en otras aplicaciones de Office. Ninguna de estas funciones se puede implementar en el navegador, ni estas funciones son compatibles con el navegador. No hay archivo de demostración; no necesitaras uno

Autocorrección

La función de Autocorrección de Office es una de las maneras más fáciles de ahorrar golpes de teclado: su propósito es corregir errores automáticamente. Por ejemplo, si escribe en en lugar de el Autocorrección corregirá automáticamente la palabra mal escrita. Probablemente se beneficie de Autocorrección regularmente. ¡Sucede tan rápido que es posible que nunca haya notado la característica en el trabajo!

Incluso si conoce la función, es posible que no sepa que puede agregar elementos personalizados y que no tienen que ser correcciones. Por ejemplo, Autocorrección puede convertir ssh en Susan Sales Harkins guardando varias pulsaciones y posibles errores tipográficos. Hagámoslo ahora:

  1. Haz clic en el menú Archivo y elige Opciones en el panel izquierdo.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Revisión.
  3. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección en la sección Opciones de Autocorrección.
  4. En el control Reemplazar, ingrese ssh— las letras o el código que desea reemplazar.
  5. En el control Con, ingrese Susan Sales Harkins— el texto completo que desea ver ( Figura A ).
  6. Haga clic en Agregar y Aceptar dos veces para volver a la hoja.

Figura A

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Ingrese un elemento de Autocorrección personalizado.

Para pruébelo, seleccione cualquier celda vacía y escriba ssh y luego presione Entrar. Autocorrección convertirá ssh. En este ejemplo, introducimos tanto el reemplazo como el con cadenas. Si la cadena de reemplazo ya existe en el texto, puede seleccionarla antes de iniciar el cuadro de diálogo Autocorrección. Excel llenará el control con el texto seleccionado; También guarda cualquier formato, lo que es una gran ventaja.

Es posible que ya esté usando esta función en Word sin darse cuenta de que funciona igual de bien en Excel. Autocorrección es una función de Office, por lo que cualquier elemento personalizado que ingrese en una aplicación estará disponible en las demás.

Punto decimal automático

Nada destruye un montón de valores como los puntos decimales: si eres como yo, el punto decimal termina en todas partes, excepto en el lugar al que pertenece. Afortunadamente, si el punto decimal es constante, puede eliminar el carácter por completo y simplemente ingresar valores. Veamos un ejemplo rápido en el que una serie de valores tienen dos decimales. Para habilitar esta función, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones. Luego, haga clic en Avanzado.
  2. En la sección Opciones de edición, marque la opción Insertar automáticamente un punto decimal ( Figura B ). El valor predeterminado es 2 puntos decimales, y eso es lo que usaremos, pero puede cambiarlo.
  3. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja.

Figura B

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Ahora, ingrese una serie de valores sin ingresar un punto decimal, y los valores serán suficientes. Como puede ver en Figura C Excel ingresa el punto decimal por usted, todos los valores tienen dos lugares decimales.

Figura C

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La omisión del punto decimal de la entrada de datos aligerará la carga cuando tenga muchos valores decimales para ingresar.

Nota el último valor, 5.90: Si necesita mostrar un 0 final, puede formatear la celda para hacerlo. Está ahí, pero por defecto, el formato General de Excel no lo muestra.

Omitir el punto decimal puede parecer un poco extraño al principio, pero te darás cuenta rápidamente. Esta es una característica que deseará habilitar según sea necesario para la entrada y luego deshabilitarla cuando haya terminado.

Formato especial

Similar a omitir puntos decimales en valores decimales, puede omitir caracteres de formato que agregan legibilidad a los valores. Por ejemplo, es probable que ingrese guiones al ingresar números de seguro social. Al formatear las celdas con un formato especial, puede omitir esos guiones. Al principio, se siente un poco extraño, pero pronto te dominarás. Para habilitar un formato especial, haga lo siguiente:

  1. Seleccione las celdas (o columnas) donde desea ingresar los números de seguridad social y haga clic con el botón derecho en la selección.
  2. Elija Formato de celdas en el submenú resultante.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione Especial en la lista Categoría. Al hacerlo, se mostrará una lista de formatos en el control Tipo.
  4. Seleccione el número de la Seguridad Social ( Figura D ) y haga clic en Aceptar.

Figura D

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Elija el formato del Número de Seguro Social.

Social los números de seguridad contienen nueve dígitos, así que comience a ingresar valores de nueve dígitos y observe cómo los formatea Excel, como se muestra en Figura E . Existen formatos especiales para números de teléfono y códigos postales.

Figura E

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¡Formatee automáticamente los números de seguridad social!

Cada poco ayuda

Cuando se trata de tareas de entrada de datos, reducir las pulsaciones de teclas Cuando estás ingresando grandes cantidades de datos. Los tres consejos para el ingreso de datos en este artículo no moverán montañas, pero reducirán las pulsaciones de teclas y, al hacerlo, ayudarán a reducir los errores tipográficos.

Si usa una función de Office para reducir las pulsaciones, comparta su sugerencia en la sección de comentarios a continuación para que otros lectores puedan beneficiarse. Si tiene un problema de entrada de datos que le gustaría discutir, comparta el problema en la sección de comentarios a continuación; ¡Quizás otros lectores tengan una solución!

Envíeme su pregunta sobre Office

Respondo a las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantía. No envíe archivos a menos que se solicite; Las solicitudes iniciales de ayuda que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin leer. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando me contactes, sé lo más específico posible. Por ejemplo, “Por favor, resuelva el problema de mi libro de trabajo y solucione lo que está mal” probablemente no obtenga una respuesta, pero “¿Puede decirme por qué esta fórmula no está dando los resultados esperados?” podría. Por favor menciona la aplicación y la versión que estás usando. TechRepublic no me reembolsa por mi tiempo o experiencia al ayudar a los lectores, ni pido una tarifa a los lectores a los que ayudo. Puede contactarme en susansalesharkins@gmail.com.

                                                                                

                                                

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