Cómo seguir un presupuesto de TI continuo: 5 consejos

        Aprenda cómo las evaluaciones regulares del desempeño de los costos financieros, la colaboración en las previsiones de ventas, la adopción de sistemas EPM y más pueden ayudar con el presupuesto de TI.
    

        
                                                                                    
                        

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                                            Imagen: iStockphoto / eternalcreative
                                        

A medida que nos acercamos al presupuesto tiempo de planificación del ciclo anual, TI, CIO y líderes de equipos de TI respiran un suspiro colectivo y se preguntan cómo van a obtener todo el trabajo de presupuestación del próximo año está hecho y aún cumple con los plazos en proyectos críticos que deben completarse para fin de año.

No hay duda al respecto: si bien el presupuesto para nuevas tecnologías presenta oportunidades y entusiasmo, el trabajo pesado y el consumo de tiempo del presupuesto hacen felices a pocos líderes de TI.

No existe una solución de automatización de reparación rápida para el presupuesto, ni hay una manera de eliminar todo el tiempo y los esfuerzos iterativos que se gastan en los presupuestos, pero hay evidencia de que al ejecutar lo que se conoce como presupuesto renovable que se evalúa y revisa periódicamente durante todo el año para simplificar y acelerar el proceso de presupuestación anual. Los siguientes consejos pueden ayudarlo con su presupuesto continuo.

VER: Gestión de proyectos de TI: 10 formas de mantenerse por debajo del presupuesto (PDF gratuito) (TechRepublic)

Evalúe regularmente el rendimiento del costo financiero de sus activos de TI

Mes a mes o trimestre a trimestre, ¿está consumiendo más o menos procesamiento, almacenamiento y ¿ancho de banda de la red? Si hay variaciones, ¿fueron las variaciones inducidas por aberraciones temporales y comprensibles, o está surgiendo una tendencia?

Informe los impactos financieros de forma mensual o trimestral para financiar

Al informar los impactos financieros de manera regular, las finanzas tienen una comprensión clara de las tendencias de costos en TI mucho antes de cualquier presentación de presupuesto anual de TI. Esto debería disminuir los debates de ida y vuelta sobre la financiación entre las finanzas y la TI sobre la cantidad de inversión que se debe destinar a las actividades y activos de TI, ya que todos estarán al día con el rendimiento de los costos de TI antes de las discusiones anuales sobre el presupuesto.

Colaborar con las finanzas y otros en el mercado de la empresa y las previsiones de ventas durante todo el año

Si se encuentra en una industria cíclica como los semiconductores, la imagen de pérdidas y ganancias puede cambiar de la noche a la mañana. Responder a estos cambios puede significar que debe aumentar o disminuir su presupuesto de TI con poca anticipación. Mediante el uso de un informe de presupuesto mensual o trimestral y un enfoque de monitoreo con pronósticos continuos, todos en la compañía están al tanto de las condiciones del mercado.

También tiene la capacidad de usar modelado hipotético y otras técnicas que muestran cómo funcionará su presupuesto de TI si tiene que aumentar o disminuir sus niveles de inversión en TI, y cuáles serán los posibles resultados. Esto le brinda la información que necesita para ajustar sus presupuestos hacia arriba o hacia abajo. También le permite comunicar de antemano cuáles son los resultados de rendimiento de TI a sus administradores de usuarios internos.

Involucre a todo su equipo de TI

Los miembros del equipo con sus ojos y oídos cerca del suelo suelen ser los primeros en ver un aumento en el costo o el rendimiento, o una disminución en la utilización de activos de TI. Como ejemplo, es probable que un supervisor de operaciones informáticas vea que las ventanas de procesamiento por lotes cada noche se están alargando y pueden requerir procesamiento o almacenamiento adicional, o que ciertas unidades de disco fallan y necesitan reemplazo; sin embargo, su gerente superior (que rara vez pone un pie en el centro de datos) podría no saberlo.

Si está tratando de evaluar y / o predecir el rendimiento de su tecnología, es mejor que los que están más estrechamente relacionados con los recursos se involucren e inviertan. Esto también ayuda a garantizar el éxito en la ejecución de un plan de presupuesto continuo porque todos están comprometidos, por lo que todos se sienten dueños.

Considere usar un sistema EPM

La mayoría de las organizaciones aún monitorean y desarrollan sus presupuestos con hojas de cálculo, pero existen gestión del desempeño empresarial (EPM) sistemas que pueden automatizar gran parte de los procesos de planificación presupuestaria, seguimiento y simulación y que pueden involucrar a todos (TI, finanzas, etc.) en un esfuerzo de colaboración. Debería considerar adoptar un sistema EPM .

                                                                                

                                                

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