Cómo tratan los minigráficos los valores no numéricos en Excel

Los minigráficos son gráficos pequeños que caben en una sola celda de Microsoft Excel. Pero si está rastreando datos no numéricos, pueden exhibir un comportamiento extraño. Aprenda a evitar problemas al utilizar minigráficos.

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Imagen: Paul Barnwell / Shutterstock

Los minigráficos en Microsoft Excel son gráficos: gráficos diminutos que se muestran en línea con los datos porque caben en una celda, generalmente adyacente a los datos que están evaluando. Con un vistazo rápido, no solo puede aprender sobre una sola entidad, sino que puede comparar esa entidad con otras. Son excelentes en los paneles de control, pero su verdadera fortaleza está en su simplicidad. Son muy fáciles de implementar; obtienes mucho con poco esfuerzo. Los minigráficos grafican datos numéricos como es de esperar. Pueden manejar datos no numéricos cuando ingresan, pero es posible que los espectadores no comprendan cómo los minigráficos representan esos valores. En este artículo, le mostraré cómo los minigráficos manejan datos no numéricos y algunas correcciones para esos casos.

VER: 83 consejos de Excel que todo usuario debería dominar (TechRepublic)

I ' Estoy usando Microsoft 365 Excel (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero esta función está disponible en Excel 2010. Puede trabajar con sus propios datos o descargue el archivo .xlsx de demostración . Puede mostrar minigráficos en el navegador, pero no puede crearlos ni modificarlos. Este artículo asume que tiene habilidades básicas de Excel, pero incluso un principiante debería poder seguir las instrucciones para tener éxito.

Si no está familiarizado con los minigráficos, le recomendamos que lea Cómo convertir los minigráficos ordinarios en información significativa con unos pocos formatos simples . Aprenderá a crearlos y darles formato.

Cómo los minigráficos trazan valores en Excel

Los minigráficos evalúan datos numéricos y, como todos sabemos (demasiado bien), a veces hay otros valores además de los no numéricos. No siempre los esperamos, por lo que no los planificamos. En este caso, probablemente no debería haber valores no numéricos en su conjunto de datos. Mi consejo, incluso antes de comenzar, es limpiar sus datos, pero eso no siempre es práctico. Cuando no puede trabajar con un conjunto de datos impecable, necesita saber cómo los minigráficos manejan valores distintos de los números:

  • Un conjunto completo de valores numéricos crea una línea conectada con un punto de datos en cada valor .
  • Se ignora un valor de error (sin punto de datos).
  • Los espacios en blanco dejan espacios en el minigráfico.
  • Se trazan los valores cero.
  • Los datos en filas o columnas ocultas se ignoran, pero puede restablecer esa opción predeterminada.

Ahora, veamos estas reglas en su lugar.

Cuando los valores no numéricos son parte del conjunto de datos, los minigráficos los representan de varias formas. La Figura A muestra un conjunto de datos simple con espacios en blanco, ceros y errores. Como puede ver, los minigráficos no muestran ningún tipo de error de alerta y los espectadores probablemente no entenderán lo que ven. (Lo que me parece extraño es que el minigráfico en H5 traza el texto en C5 en 0; esperaría que el minigráfico ignorara el valor del texto dejando un espacio).

Figura A

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Estos minigráficos no se oponen a los valores no numéricos, pero la forma en que Excel los traza puede confundir a los usuarios.

Echemos un vistazo a cada registro:

  • El gráfico de James está bien; todos los valores evaluados son numéricos.
  • Luke tiene un error, que el minigráfico ignora. Se nota porque no hay marcador. Si los marcadores no están habilitados, es posible que se lo pierda por completo. Para ver los marcadores, haga clic en la pestaña Minigráfico y marque la opción.
  • Martha tiene texto en la primera celda, que el minigráfico traza como 0. Para mí, esta es la única falla de esta función. Para ser coherente, el minigráfico debe ignorarlo.
  • La celda vacía de junio se ignora por completo; ¡el minigráfico ni siquiera conecta las líneas!
  • La celda vacía de Rosa también se ignora, pero como está al principio de la línea, es posible que no la note, especialmente si no hay otros minigráficos.
  • Como James, el minigráfico de Nick está intacto porque todos sus valores son numéricos.

VER: Windows 10: listas de comandos vocales para reconocimiento de voz y dictado (PDF gratuito) (TechRepublic )

Si no sabe cómo crear los minigráficos, haga lo siguiente:

  1. Seleccione H3: H8, la ubicación de los minigráficos. Alternativamente, no tiene que seleccionar el rango antes; puede hacerlo más tarde. Es solo una eleccion.
  2. Haga clic en la pestaña Insertar y haga clic en Línea en el grupo Minigráficos.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, especifique el rango de valores y el rango de ubicación (H3: H8).
  4. Haga clic en Aceptar.

¡Eso es! Si no le gusta la forma en que los minigráficos trazan estos valores no numéricos, tiene opciones.

Cambiar la configuración predeterminada

Si no le gusta la forma en que los minigráficos trazan valores no numéricos de forma predeterminada, puede renovar los datos.

Primero, tratemos con los espacios en blanco. Si realmente no conoce el valor, 0 parece lo suficientemente apropiado. No es lo mismo un verdadero espacio en blanco, pero como regla general, es mejor que dejar las celdas en blanco. Para realizar este cambio rápidamente, haga lo siguiente:

  1. Seleccione el rango, C3: G8.
  2. Haga clic en F5 y luego haga clic en Especial en el cuadro de diálogo resultante.
  3. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en la opción Blanks ( Figura B ).
  4. Haga clic en Aceptar e ingrese inmediatamente un 0.
  5. Sin hacer clic ni presionar nada más, presione Ctrl + Intro para ingresar 0 en todas las celdas en blanco en el campo seleccionado. rango ( Figura C ). Como puede ver, las celdas en blanco ahora contienen 0 y los minigráficos las trazan.

En un conjunto de datos tan simple, podría ingresar fácilmente los 0 manualmente, pero no siempre será así.

Figura B

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Utilice esta función para seleccionar todas las celdas en blanco en el rango seleccionado.

Figura C

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Esta es una forma rápida de ingresar 0 en todas las celdas en blanco.

A continuación, analicemos el valor # N / A. Es realmente un valor de error # N / A ingresado manualmente. Pero la mejor forma de solucionarlo es corregir el error. En este ejemplo artificial, por supuesto, no hay solución. Simplemente reemplácelo con un valor numérico válido, incluso 0. Cualquier valor servirá, pero la Figura D muestra un valor de reemplazo de 0.

Figura D

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Corrija errores para que los minigráficos puede trazar los valores reales.

Para encontrar todos los valores de error, use la función Ir a especial nuevamente. Busque la opción Fórmulas y seleccione Errores.

En este punto, puede detenerse. Todos los minigráficos están trazando todos los valores, incluido el valor de texto en C5, que la función traza en 0. Sin embargo, el valor de texto es incorrecto en la mayoría de los entornos. Debido a que no estamos tratando con valores nulos como un valor legítimo, sería mejor ingresar 0 que dejar el texto, en mi opinión, a menos que tenga una buena razón para dejarlo. Si lo hace, tenga en cuenta que al hacerlo podría producir resultados erróneos en funciones y expresiones.

Estén atentos

Hay más de una forma de encontrar valores de error en un conjunto de datos y, en un próximo artículo, los revisaremos.

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