Cómo usar la configuración de diseño incorporada para formatear rápidamente un documento de Office

        Puede pasar mucho tiempo formateando un documento de Word o Excel para obtener el aspecto que desea, o puede crear un conjunto de estilos personalizado y hacer clic en una opción. Elegirás este último una vez que lo intentes.
    

        
                                                        
        
        

 Hombre de negocios que trabaja con un teléfono inteligente y una computadora en la oficina

                                            Imagen: fizkes, iStockphoto / Getty Images
                                        

La mayoría de nosotros gastamos al menos un poco de tiempo para formatear un documento antes de que esté hecho. Puede tomar un poco de tiempo y hacerlo para cada nuevo documento es tedioso, especialmente si está aplicando el mismo conjunto de formatos. Crear y aplicar una plantilla es una posibilidad, pero a los usuarios les resulta difícil aplicarlos a menos que reciban la capacitación adecuada. Como alternativa a una plantilla, puede crear un tema personalizado o conjunto de estilos. Los nuevos documentos se pueden formatear con un simple clic. Nada podría ser más sencillo.

En este artículo, le mostraré cómo usar la configuración de diseño incorporada para formatear rápidamente un documento completo con un clic rápido. Aunque el artículo se centra en Word, también puede aplicar y personalizar temas en Excel y PowerPoint.

APRENDA MÁS: Office 365 Precios y características del consumidor

Estoy usando Office 365 en Windows 10 64 sistema, pero la mayoría de las características funcionarán en versiones anteriores (cinta). Puede trabajar con su propio documento o descargar el archivo de demostración .docx para seguirlo. Este artículo no es aplicable a la versión en línea.

Lo que ya está funcionando

Al hacer clic en cualquier parte de un documento, puede aprender qué estilo está en uso. La figura A muestra que el texto del párrafo tiene un estilo Normal (no confunda el estilo Normal predeterminado con la plantilla predeterminada del mismo nombre). Ahora, haga clic en la pestaña Diseño y vea las miniaturas de Formato de documento. Como puede ver en Figura B el tema predeterminado está en el extremo izquierdo. El tema contiene formato para todo el documento, no solo una fuente o un párrafo.

Figura A

 wordquickdesign-a.jpg

Los estilos y los temas están en funcionamiento, aunque no lo sepas.

Figura B

 wordquickdesign-b.jpg

Word asigna un tema predeterminado.

Para Mira cómo funcionan los temas, elige otro. Por ejemplo, La Figura C muestra el resultado de seleccionar el tema Centrado; esto cambia mucho y requiere mucho menos esfuerzo que modificar todos los estilos en juego. Con un clic, has cambiado los encabezados y las opciones de espaciado de línea. A medida que se desplaza sobre las miniaturas, la Vista previa en vivo actualizará el documento, lo que facilita la elección de uno rápidamente. Además, hay más temas disponibles: haga clic en el menú desplegable Temas y elija un tema de la galería desplegable.

Figura C

 wordquickdesign-c.jpg

Usa un tema para re estilo todo el documento con un solo clic.

Después aplicando un tema, puede realizar cambios usando las opciones de Colores, Fuentes y Espaciado de Párrafos en el mismo grupo, como se muestra en Figura D . Los cambios tienen un gran impacto, pero solo requieren un poco de esfuerzo de su parte. La miniatura centrada aún está seleccionada e incluye las modificaciones en la pantalla.

Figura D

 wordquickdesign-d.jpg

Con unos pocos clics adicionales, personalizamos un tema integrado.

Set por defecto

Con unos pocos clics, hemos cambiado completamente la apariencia y el estado de ánimo del documento. Puede continuar tomando esta ruta, aplicando un tema incorporado y luego cambiando el color, la fuente y el espacio entre líneas. Si estos cambios representan los estilos que desea aplicar a la mayoría de los documentos nuevos en el futuro, debe establecerlos como predeterminados. Para hacerlo, simplemente haga clic en la opción Establecer como predeterminado en el grupo Formato de documento. Esto aplicará el formato de tema personalizado a todos los documentos nuevos. Esto es mucho más fácil que crear y aplicar una plantilla, pero hacerlo puede ser un poco drástico, así que hay otra opción: conjuntos de estilos.

Conjunto de estilo personalizado

Si planea usar el tema personalizado con frecuencia pero no con la frecuencia suficiente para configurarlo como predeterminado, puede crear un conjunto de estilos: esto le permite guardar un nuevo tema que comprende todos los cambios que hiciste. Luego, puede aplicarlo con un solo clic en lugar de seleccionar un tema y personalizarlo. Vamos a crear un conjunto de estilos personalizado basado en el tema personalizado que creamos anteriormente.

  1. Haga clic en el botón Más para la galería de temas y elija Guardar como un nuevo conjunto de estilos ( Figura E ).
  2. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese un nombre, Centrado más, para el nuevo conjunto de estilos y haga clic en Aceptar.

Figura E

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Guarde el tema personalizado como un nuevo conjunto de estilos.

En En este punto, el tema centrado predefinido sigue intacto y tiene un nuevo “tema” que puede aplicar para obtener todos los atributos de Centrado, más la configuración de color, fuente y espaciado de línea modificada. Para hacerlo, elija Centrado Plus en la galería ( Figura F ).

Figura F

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Elija el nuevo conjunto de estilos o tema personalizado.

{19459023)} Guardar el tema modificado

En la última sección, creó un nuevo conjunto de estilos, o tema basado en las modificaciones realizadas en el tema centrado predefinido. Ahora tiene dos temas del Centro: el Centrado original y el modificado que usted nombró Centrado Plus. Puede guardar las modificaciones en Centrado en lugar de crear un tema basado en Centrado como acabamos de hacer, aunque no recomiendo que lo haga porque se perderá Centrado (fuera de la caja), pero, para ser completo, Debes saber que puedes. Para hacerlo, elija Guardar el tema actual en el menú desplegable Tema. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en Guardar sin cambiar el nombre del tema (que no recomiendo). Si cambia el nombre del tema, el tema personalizado aparecerá en la lista de temas personalizados del menú desplegable Temas.

VER: 30 cosas que nunca debes hacer en Microsoft Office (PDF gratuito) (TechRepublic)

Ahorre tiempo

La personalización de los temas tiene más sentido que empezar de cero con cada documento, y es más fácil que crear e implementar una plantilla. Encuentre un tema que esté cerca de lo que desea, modifique las pocas cosas que debe hacer y luego aplique el conjunto de estilos o tema personalizado. Puede crear varios conjuntos de estilos personalizados para satisfacer sus necesidades.

Si usa conjuntos de estilos personalizados, ayude a otros lectores compartiendo algunos de sus consejos en la sección de comentarios.

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