¿Qué hay de nuevo en OneDrive para la Empresa?

        OneDrive para la Empresa ahora incluye más opciones y control sobre compartir archivos, más opciones para trabajar con archivos en la interfaz web y opciones mejoradas para que los administradores administren el cliente OneDrive en las PC de los usuarios.
    

        
                                                                                    
                        

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     Video: Cómo usar OneDrive Files On-Demand en Windows 10
     Una guía paso a paso para aprovechar al máximo la actualización de Microsoft a su servicio de almacenamiento en la nube.
    

    

OneDrive se ha convertido en una parte importante de los flujos de trabajo de muchos usuarios y Microsoft ha estado trabajando para mejorarlo, en la web, en Windows y en otras plataformas. A veces es molesto, como un nuevo cuadro de diálogo Guardar archivo en Word que intenta obligar a los usuarios a colocar archivos en OneDrive pero apunta a la raíz de sus archivos en lugar de las carpetas que más usan. Pero sobre todo, son características útiles y más herramientas de administración.

Sincronización más inteligente

    
        

Quizás la mayor novedad es el soporte para su función Archivos a pedido en macOS Mojave y posterior. Si está utilizando una Mac, el acceso a OneDrive sin tener que sincronizar todo su contenido es una actualización bienvenida, especialmente si está utilizando una Mac anterior con un SSD pequeño donde copiar un OneDrive completo podría haber sido problemático. Una vez que los archivos a pedido se han habilitado, puede ver archivos remotos como si fueran parte del sistema de archivos macOS (incluso cuando no está en línea), los archivos recientes estarán automáticamente disponibles sin conexión y puede elegir archivos específicos para tenerlos siempre disponibles. .

Microsoft ha extendido Files on Demand a Windows Server 2019, como parte de la experiencia de escritorio. Si está utilizando VDI, eso significa que los usuarios alojados en Windows Server tendrán acceso a sus archivos OneDrive y los administradores también podrán compartir archivos y herramientas importantes entre las máquinas.

Files on Demand es administrado por Storage Sense en PC con Windows, lo que puede ser más agresivo para limpiar archivos de lo que podrías desear. Microsoft ahora proporciona un conjunto de políticas grupales que controlan cómo elimina los archivos almacenados en la nube en las PC, por lo que no se encontrará en un avión en medio del Atlántico incapaz de acceder a un archivo que esperaba que estuviera disponible. Los administradores ahora también pueden configurar las bibliotecas Team Site que deberían sincronizarse automáticamente a través de OneDrive (aparecerán en la lista de Bibliotecas compartidas): use el grupo 'Configurar bibliotecas de sitios de grupo para sincronizar automáticamente' política (y recuerde que no funciona para sitios de SharePoint locales).

La sincronización diferencial ahora funciona con todo tipo de archivos, no solo con documentos de Office, por lo que hacer un pequeño cambio en un archivo de video grande no significará que todo el archivo deba cargarse nuevamente. Cuando su computadora portátil funciona con batería, la sincronización de OneDrive se detiene, pero eso significa que los archivos nuevos no se cargan y los archivos en línea no están disponibles. Eso es inconveniente y volverá a cambiar, pero mientras tanto puedes elegir en la configuración de OneDrive en tu PC qué está en pausa y qué sigue funcionando cuando tienes batería. También recibirá advertencias si los archivos no se han cargado antes de apagar su PC.

También hay nuevas advertencias en el cliente de sincronización OneDrive para ayudarlo a comprender por qué un archivo no se sincroniza. El primero cubre nombres de archivos que funcionan en su PC pero que no están permitidos en OneDrive o SharePoint. Si elimina más de 200 archivos OneDrive o Team Site de su dispositivo, el cliente de sincronización le pedirá que confirme eso, en caso de que fuera un accidente. Si a menudo elimina grandes cantidades de archivos, marque la casilla 'Eliminar siempre los archivos' para omitir futuras advertencias. Del mismo modo, si se elimina una cantidad inusualmente grande de archivos de su OneDrive, recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace a la Papelera de reciclaje, en caso de que el malware elimine sus archivos, pero nuevamente, puede optar por no recibir estos mensajes si rutinariamente eliminas archivos.

Compartir pero con seguridad

Además de la sincronización, la gran ventaja del almacenamiento en la nube como OneDrive es que simplifica el intercambio de archivos, especialmente para archivos grandes en formatos de archivo especializados, como archivos CAD y otras ilustraciones complejas que necesitan sus propios espectadores (o el costoso software original). El front-end web de OneDrive resuelve ese problema con sus herramientas de vista previa integradas, lo que facilita ver archivos en cualquier lugar y compartirlos con colegas. No necesita tener instalado el software, ni siquiera abandonar su navegador. Microsoft agrega regularmente nuevos formatos de archivo a sus herramientas de vista previa, y las últimas versiones agregaron soporte para AutoCAD y para imágenes de 360 ​​grados. Estos tienden a ser archivos grandes, por lo que la representación sobre la marcha en OneDrive mantiene los requisitos de ancho de banda al mínimo y garantiza que no llene el espacio del disco duro con copias de los archivos que solo quería ver.

Las herramientas de vista previa de OneDrive van más allá de la simple visualización de archivos. Ahora también ofrecen funciones básicas de edición, lo que le permite agregar comentarios a los archivos e incluso anotar archivos PDF. A menudo es más fácil explicar un comentario en línea que en un correo electrónico, y esta función lo mantiene todo en un flujo de trabajo de visualización de archivos. Office ahora admite @menciones, notificando a los usuarios si se mencionan dentro de un documento de Office guardado en OneDrive. Las notificaciones llegan por correo electrónico, con la sección correspondiente de un archivo. También obtiene un enlace a OneDrive donde puede descargar o editar el documento.

Los administradores ya pueden configurar los enlaces para compartir de OneDrive que cualquiera puede abrir para que caduque después de un número determinado de días (hasta 720); si desea personalizarlo para cada sitio de equipo, ahora puede hacerlo a través del Shell de administración en línea de SharePoint (pronto estará en el portal de administración de SharePoint). Pero si desea poner más controles de seguridad al compartir desde OneDrive pero también simplificar el intercambio, puede hacerlo con Azure AD B2B .

VER: Computación sin servidor: una guía para líderes de TI (Tech Pro Research)

Esta es la nueva versión de la federación de AD y le permite conectarse con socios, proveedores, contratistas y otras organizaciones en su cadena de suministro. Las personas con las que colaboran sus empleados obtienen una cuenta de invitado en Azure AD; pueden usar eso para iniciar sesión y ver todo el contenido compartido con ellos, pero los empleados también pueden enviarles enlaces compartidos con una contraseña de un solo uso, incluso si no tienen la cuenta de Microsoft que generalmente se requiere.

Eso es diferente de los nuevos enlaces protegidos por contraseña, donde puede establecer una contraseña personalizada y marcar un archivo para compartir con cualquiera que tenga la URL, de esa manera, incluso si el enlace se publica más ampliamente que usted esperado, solo las personas a las que les da la contraseña para acceder. Los OTP Secure Links son para compartir con personas específicas e incluso puede aplicar MFA.

Con AAD, los usuarios B2B no solo pueden compartir archivos con colegas externos, sino que también pueden sincronizarlos en su propio OneDrive. Esto significa que están disponibles para trabajar en sus aplicaciones normales de Windows, como sus propios archivos OneDrive, lo que guarda todo eso de un lado a otro en el correo electrónico tratando de encontrar el archivo compartido.

Próximamente

Las actualizaciones de octubre de 2019 para OneDrive agregan algunas opciones útiles para los administradores. Hasta la fecha, mover carpetas conocidas como Documentos a OneDrive para que no solo se guarden localmente ha necesitado que las carpetas estén en el mismo volumen que la carpeta OneDrive; ahora pueden estar en diferentes volúmenes. Y en lugar de instalar el cliente de sincronización OneDrive para cada cuenta de usuario, los administradores pueden configurarlo para que se instale en el directorio Archivos de programa (x86); eso es más fácil para sistemas multiusuario como computadoras escolares o VDI (y el nuevo servicio Windows Virtual Desktop ), o si bloquea los archivos EXE que se ejecutan desde el perfil del usuario.

El nuevo cliente de sincronización OneDrive por máquina puede actualizarse de versiones anteriores de sincronización (GROOVE.EXE) y convertir los sistemas existentes por usuario (será el cliente preferido en el futuro). A principios de 2020, OneDrive finalmente podrá migrar archivos de OneNote como parte de un movimiento de carpeta conocido; hasta ahora, han tenido que permanecer en el escritorio y sincronizarse con OneDrive a través de la herramienta de sincronización de OneNote.

Ha habido un error en la vista Compartido conmigo de OneDrive durante mucho tiempo en el que si tenía muchos archivos y carpetas compartidos con usted, solo podía ver los primeros enlaces: al hacer clic, se muestra un lista en blanco La lista 'Guardar para más adelante' que se lanzará el próximo año le permitirá marcar sus propios archivos y los archivos compartidos con usted para una referencia práctica (y con suerte también solucionará el error). Y si no tiene el archivo que necesita, finalmente podrá pedirle a la gente que coloque el archivo en su propio OneDrive enviándoles un enlace de solo carga.

Los servicios de transcripción automatizados estarán disponibles en 2020 para archivos de video y audio en OneDrive, utilizando la misma tecnología AI disponible en Microsoft Stream.

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Servicios de transcripción automatizados estará disponible en 2020 para archivos de video y audio en OneDrive, utilizando la misma tecnología de IA disponible en Microsoft Stream.

                                            Imagen: Microsoft
                                        

Más tarde, en el segundo trimestre de 2020, OneDrive obtiene una nueva característica realmente poderosa: guarde un archivo de audio o video en OneDrive y obtendrá una transcripción automática (usando el mismo servicio) que utiliza el reconocimiento de voz para crear transcripciones para el servicio de video Stream). Todavía no sabemos exactamente con qué formatos de archivo funcionará (con suerte, incluye grabaciones en OneNote), y la transcripción inicialmente solo estará disponible en línea en el visor OneDrive, y, como todas las transcripciones automáticas, puede que no sea perfecta , especialmente si uno de los altavoces tiene un acento fuerte. OneDrive ya puede etiquetar imágenes y hacer que se pueda buscar texto en ellas, y la capacidad de convertir audio y video en texto que puede buscar o leer es una excelente razón para mantener esos archivos en OneDrive en lugar de en cualquier otro lugar.

                                                                                

                                                

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