Retraso en el cumplimiento de la comunicación debido a la sobrecarga de plataformas

        Un estudio encuentra que las organizaciones necesitan repensar los enfoques para la adopción y supervisión de las comunicaciones electrónicas.
    

        
                                                                                    
                        

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Los equipos de cumplimiento luchan por mantener el ritmo de los canales de comunicación electrónica, y el 45% dice que están en modo constante de supervisión, según la novena encuesta anual de cumplimiento de comunicaciones electrónicas informe de Smarsh.

Hay un número abrumador de plataformas de comunicación y colaboración electrónicas ahora y están proliferando en el lugar de trabajo, según la encuesta de más de 300 profesionales de servicios financieros de cumplimiento.

La brecha de concientización sobre el cumplimiento

Tener políticas de prohibición para el uso de dispositivos personales y aplicaciones de mensajería en el trabajo “es realmente inútil”, dijo Robert Cruz, director senior de gobierno de la información en Smarsh.

La encuesta encontró que el 74% de las organizaciones encuestadas están permitiendo que los empleados usen sus propios dispositivos. Sin embargo, el 77% dijo que los mensajes de texto / SMS representan el mayor riesgo.

Cruz dijo que la intención de la encuesta era llame a las brechas de cumplimiento y busque la diferencia entre el uso comercial y los controles establecidos para supervisar esas brechas.

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“Y lo que está sucediendo es que hay un enorme crecimiento en los equipos en
         Slack
    
en particular, [where] el uso está superando los controles de cumplimiento, y todavía hay muchas compañías que aún no han brindado las barreras de lo que puedes y no puedes hacer en las redes sociales '', dijo. .

Como resultado, las organizaciones deben repensar sus enfoques para la adopción y supervisión de las comunicaciones electrónicas para competir mejor y crecer como compañía, dijo Smarsh.

Con la aprobación de nuevos canales como voz, video, chats integrados y uso compartido de aplicaciones para el lugar de trabajo, los equipos de cumplimiento deben seguir el ritmo de los estándares de archivo y supervisión.

Las empresas reconocen que hablar con un cliente por mensaje de texto y obtener una respuesta en 90 segundos es más efectivo, pero el 69% de los encuestados tienen poca o ninguna confianza de que si se examinan, podrían proporcionar mensajes específicos de canales de SMS / texto dentro de un plazo razonable, según la encuesta.

Por lo tanto, ha habido un mayor impulso para usar tecnologías para segregar la información privada versus la información de la corporación. Esta no es una nueva área de tecnología, señala Cruz. La diferencia ahora es que los equipos de cumplimiento están trabajando en conjunto con TI, que anteriormente no estaban “al frente y al centro de lo que a las personas de cumplimiento les preocupaba: el correo electrónico y los datos que fluyen dentro de los sistemas controlados por TI” y rastrean y controlan esa correspondencia, él dijo.

Agotar los recursos

El volumen de datos está aumentando, especialmente en plataformas de colaboración como
         Equipos de Microsoft
    
y Slack, pero los equipos de cumplimiento tienen que hacer más trabajo mientras que en algunos casos lidian con recuentos de personal planos o en declive, dijo Cruz.

“Si comienza con la misma cantidad de recursos de cumplimiento, es más difícil entender lo que sucede en un chat persistente”, señaló. “No puede simplemente revisar un mensaje; el contenido cambia y la gente va y viene, y en algunos casos, es personal regulado que no debería estar hablando con otro personal “.

En industrias altamente reguladas como los servicios financieros, las empresas deben mantener” paredes éticas “para asegurarse de que los empleados brinden asesoramiento justo y objetivo a los clientes que cumpla con su perfil de inversión particular, por ejemplo.

    
        

“Estos son controles que la gente ha tenido tradicionalmente a través de una política, pero ahora hay demasiadas fuentes de comunicación para confiar únicamente en la política y la presunción de que la gente hará lo correcto”, dijo Cruz.

A medida que la comunicación básica se ha vuelto más sofisticada y hay más cosas que puede hacer a medida que colabora a través de las herramientas, se vuelve una gran presión sobre los recursos para mantenerse al día, dijo.

“Tenemos un gran cliente que admite hoy más de 60 fuentes de comunicación diferentes “, lo que significa que los empleados pueden usar estas herramientas internamente o comunicarse con un cliente porque la empresa confía en que tiene la capacidad de capturar, almacenar y rastrear ese contenido, dijo Cruz. Estos incluyen WeChat y WhatsApp . “Eso es un trabajo pesado”.

Es fundamental que los equipos de cumplimiento comprendan la complejidad de lo que sucede en un chat y cuando cinco empleados están hablando de representar potencialmente un producto financiero para un posible cliente, “hay información importante que alguien quiere almacenar y comprender … si surge un problema”, dijo.

El problema de los empleados

Además de las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos, las organizaciones también deben pensar en lo que sucede cuando un empleado deja una empresa, dijo Cruz.

“Estas son comunicaciones orgánicas en muchos casos … pero también son zonas de reproducción como nuevos lugares donde se pueden lanzar amenazas”, dijo. “Es una manera fácil de llevar cosas conmigo si dejo una empresa, porque voy a usar una red donde creo que puedo evitar ser detectado”.

Los canales con las mayores brechas de cumplimiento son Instagram (50%); mensajes de texto / SMS (40%); Facebook (poco menos del 30%); y plataformas de colaboración (menos del 30%), según la encuesta.

Cruz dijo que todavía le sorprende que incluso con datos en los teléfonos que muestran cuánto tiempo pasan las personas en sus dispositivos al día, hay compañías que aún no han reconocido que “el lugar de trabajo está en su dispositivo. Cuando yo hable con los equipos de cumplimiento que dicen: 'Todavía estamos tratando de bloquearlo', es sorprendente para mí que lleva tanto tiempo encontrar tecnología para lidiar con esto “.

Cómo hacer frente

Muchas organizaciones han establecido grupos de cumplimiento para evaluar nuevas herramientas de comunicación antes de que se implementen para que puedan tener una visión más integral de ellas, dijo Cruz. “Permita que las personas se comuniquen como quieran, pero veamos esto con los ojos bien abiertos y desarrollemos un plan para mitigar, o no permitiremos que se use un canal”.

Ese paso de gobernanza es un gran movimiento para evitar que las plataformas de comunicación se utilicen de manera aislada.

Es importante tener en cuenta que muchas de las tecnologías existentes que muchas empresas aún usan están diseñadas para capturar solo el correo electrónico, agregó.
Deben comprender que los empleados están teniendo conversaciones multimodales que no pueden integrarse en tecnologías de administración de dispositivos móviles (MDM) más antiguas, lo que perderá contexto, dijo. “Por lo tanto, debe tratar las fuentes de comunicación tal como se representan de forma nativa”.

Cruz también aconseja a las compañías que revisen sus políticas de comunicación y brinden capacitación periódica a los empleados.

“Es el trabajo de alguien ir y desempolvar el manual, pero son estáticos, y realmente tienes que pensar en las nuevas formas en que las personas interactúan hoy en día: voz, video, emojis, herramientas de colaboración ''. “Entonces, si se los está permitiendo, la capacitación debe ser permanente con cualquier aplicación nueva que esté en el horizonte”, dijo.

Usando el cliente de Smarsh como ejemplo, Cruz dijo que aunque este año puede haber 60 fuentes de comunicación electrónica, “garantizo que el año próximo habrá 70”.

                                                                                

                                                

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